Бизнес-процессы компании: ECM, CRM, BPM – какая разница? CRM и документооборот в одной программе Какие файлы я могу хранить в СРМ

  • Какие файлы я могу хранить в СРМ?

    Вы можете загружать тексты, фотографии, изображения, чертежи или графики любого формата. В CRM документы будут систематизированы: чтобы найти договор с определенным клиентом, просто перейдите в карточку его сделки. Если ответственного менеджера не будет на месте, любой другой сотрудник моментально найдет нужный договор или счет.

  • Какие именно документы SalesapCRM формирует автоматически?

    Вы можете создать любой шаблон, используя тексты, таблицы и даже HTML-код. В дальнейшем система будет автоматически генерировать аналогичные тексты в один клик: письма, коммерческие предложения, договоры, соглашения и т.д.

  • Можно ли скачать договор из CRM на компьютер или распечатать?

    Да. Чтобы скачать, распечатать или переслать клиенту договор, вам потребуются считанные секунды. CRM систематизирует хранение файлов и доступ к ним всех сотрудников компании. Электронный документооборот позволяет экономить время для более важных дел.

  • Какой объем данных я могу хранить в СРМ?

    Это зависит от условий вашего тарифа. На бесплатном тарифе – 200 МБ на всю компанию. На стандартном – 500 МБ на пользователя. На расширенном тарифе – без ограничений по объему. Вы в любой момент можете сменить тариф, расширив возможности CRM.

Сегодня многочисленные компании стремятся постоянно оптимизировать свою деятельность, внедряя всевозможные системы автоматизации, благодаря которым для них открываются дополнительные функции, позволяющие делать работу куда оперативнее, и достигать при этом наилучших результатов.

И поэтому неудивительно, что сегодня весьма востребовано внедрение различных CRM систем, предназначенных для увеличения удобства работы с каждым из клиентов компании, что в свою очередь приводит к повышению всех основных показателей компании.

Принцип работы CRM системы основан на высочайшей значимости каждого из клиентов, поскольку именно от клиентов напрямую зависит и будущее развитие фирмы. Такой системе можно доверить решение таких задач, как:

  • Управление ресурсами фирмы.
  • Осуществление финансового учета.
  • Управление документооборотом.

Таким образом, на базе системы CRM можно осуществить внедрение электронного документооборота, что весьма эффективно, поскольку подобная система позволяет избавиться от необходимости вручную работать с кучей бумаг. Рассмотрим ее преимущества более детально.

Чем хорош электронный документооборот для компании

Современные CRM-системы предусматривают наличие всех необходимых инструментов, предназначенных для управления как внутренним, так и внешним документооборотом организации любого масштаба. Данные инструменты предоставляют средства для автоматического формирования всех необходимых документов по шаблонам, быстрого поиска всех необходимых документов в системе, подготовки различных печатных форм документов, создания электронного хранилища для всех документов компании, и, разумеется, многое другое.

Таким многообразием функций и объясняется тот факт, что подобные системы сегодня внедряют все успешно развивающиеся крупные компании.

С помощью CRM-системы также можно наладить коллективную работу сотрудников с документами, причем ее основным преимуществом является возможность гибкого разграничения прав доступа, благодаря чему вы можете не беспокоиться о том, что конфиденциальная информация попадет не туда, куда нужно.

С CRM системами можно организовать электронное визирование, а также реализовать учет взаимосвязей между всеми документами. И, разумеется, подобная система сможет сэкономить много времени для ваших сотрудников.

Как внедрение документооборота с помощью CRM системы позволит оптимизировать рабочий процесс

Система электронного документооборота по своей сути представляет собой перечень функций программного обеспечения, необходимых для работы с электронными документами. А благодаря единой системе обмена информацией, внедрение документооборота посредством CRM систем можно наладить рабочий процесс без бумаг.

Это существенно сокращает время, необходимое на поиск сотрудником необходимого документа. Но и это далеко еще не все преимущества программы, к которым также можно отнести:

  • Быстрый поиск необходимых документов по единой базе данных.
  • Сокращение времени на заполнение сотрудниками документов.
  • Полное исключение возможности дубляжа бумаг.
  • Благодаря встроенной системе проверки орфографии, полностью исключено допущение ошибок.
  • Увеличение скорости исправления бумаг.

Разумеется, внедрение подобных инноваций сможет существенно улучшить рабочий процесс компании. Однако, не следует сразу же после того, как электронный документооборот будет внедрен, ожидать моментального улучшения всех показателей. Дело в том, что сотрудникам потребуется определенное время для того, чтобы привыкнуть к подобным инновациям. Но уже буквально спустя несколько месяцев показатели работы организации существенно возрастут, а значит, внедрение подобных систем эта работа на перспективу.

Выбор компании - интегратора CRM и электронного документооборота

Сегодня существует множество организаций, занимающихся внедрением crm систем, обеспечивающих возможность введения электронного документооборота. Но в основной массе, они предлагают шаблонные продукты, заготовленные ранее, зачастую используя устаревшее программное обеспечение.

Мы применяем несколько иной подход - персональная конфигурация IT платформ, которые отвечают самым современным требованиям рынка, становясь неотъемлимой частью организационной культуры предприятия. Так появляются и глубоко интегрируются в трудовой процесс, мощные и удобные системы, способные стать отличной платформой для реализации электронного документооборота на предприятии любых размеров. Важнейшие преимущества предлагаемого программного обеспечения:

  • Удобный и простой доступ ко всей информации компании.
  • Полная конфиденциальность данных.
  • Сокращение времени, необходимого для решения большинства ежедневных задач.
  • Возможность полного контроля над всей поступающей информацией.

Кроме того, мы обладаем огромным опытом в построении систем CRM, поэтому, сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в положительном результате.

ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Настоящая Политика конфиденциальности (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую Компания ООО «Твинс», может получить о Пользователе во время использования Сайта Компании, расположенного на доменном имени www.сайт.

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТЕРМИНОВ

1.1 В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:

1.1.1. «Администрация сайта Компании (далее – Администрация сайта) » – уполномоченные сотрудники на управления сайтом, действующие от имени Компании ООО «Твинс», которые организуют и (или) осуществляют обработку данных, а также определяют цели обработки данных, состав данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с этими данными.

1.1.2. «Данные пользователя сайта» - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому или юридическому лицу (субъекту данных).

1.1.3. «Обработка данных пользователя сайта» - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с данными полученными через сайт, включая сбор, запись, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование в интересах лица оставившего данные, удаление, уничтожение данных.

1.1.4. «Конфиденциальность данных» - обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к данным лицом требование, не допускать их распространения без согласия пользователя сайта, предоставившего данные или наличия иного законного основания.

1.1.6. «Cookies» - небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.

1.1.7. «IP-адрес» - уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, построенной по протоколу IP.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Использование Пользователем сайта Компании, означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки данных Пользователя.

2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта Компании.

2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется только к сайту Компании. Компания не контролирует и не несет ответственность за сайты третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на сайте Компании.

2.4. Администрация сайта не проверяет достоверность данных, предоставляемых Пользователем сайта Компании.

3. ПРЕДМЕТ ПОЛИТИКИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации сайта по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности данных, которые Пользователь предоставляет путём заполнения форм на Сайте. Данные могут включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество Пользователя;
  • контактный телефон Пользователя;
  • адрес электронной почты (e-mail);
  • наименование компании Пользователя.

3.3. Компания защищает Данные, которые автоматически передаются в процессе просмотра рекламных блоков и при посещении страниц сайта, на которых установлены скрипты внешней системы статистики (Яндекс.Метрика, Google Analytics):

  • IP адрес;
  • информация из cookies;
  • информация о браузере (или иной программе, которая осуществляет доступ к показу рекламы);
  • время доступа к страницам сайта Компании;
  • адрес страницы, на которой расположен рекламный блок;
  • реферер (адрес предыдущей страницы).

3.4. Любая иная информация неоговоренная выше (используемые браузеры и операционные системы и т.д.) подлежит надежному хранению и нераспространению, за исключением случаев, предусмотренных в п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики конфиденциальности.

4. ЦЕЛИ СБОРА ИНФОРМАЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1. Данные Пользователя Администрация сайта компании может использовать в целях:

4.1.1. Идентификации Пользователя, зарегистрированного на сайте Компании, для оформления заказа и (или) заключения Договора купли-продажи товара дистанционным способом через сайт www.сайт.

4.1.2. Предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайта Компании.

4.1.3. Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования Сайта компании, оказания услуг, обработка запросов и заявок от Пользователя.

4.1.4. Уведомления Пользователя Сайта компании о состоянии Заказа или Заявки.

4.1.5. Обработки и получения платежей, подтверждения налога или налоговых льгот, оспаривания платежа.

4.1.6. Предоставления Пользователю, с его согласия, обновлений продукции, специальных предложений, информации о ценах, новостной рассылки и иных сведений от имени Компании.

5. СПОСОБЫ И СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

5.1. Обработка данных Пользователя сайта осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

5.2. Пользователь соглашается с тем, что Администрация сайта вправе передавать его данные третьим лицам, в частности, курьерским службам, организациями почтовой связи, операторам электросвязи, исключительно в целях выполнения заказа Пользователя, оформленного на Сайте компании.

5.3. Данные Пользователя сайта могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

5.4. Администрация сайта принимает необходимые организационные и технические меры для защиты информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.

5.5. Администрация сайта совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением данных Пользователя.

6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

6.1. Администрация сайта вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.

6.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на Сайте компании, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.

  • Какие файлы я могу хранить в СРМ?

    Вы можете загружать тексты, фотографии, изображения, чертежи или графики любого формата. В CRM документы будут систематизированы: чтобы найти договор с определенным клиентом, просто перейдите в карточку его сделки. Если ответственного менеджера не будет на месте, любой другой сотрудник моментально найдет нужный договор или счет.

  • Какие именно документы SalesapCRM формирует автоматически?

    Вы можете создать любой шаблон, используя тексты, таблицы и даже HTML-код. В дальнейшем система будет автоматически генерировать аналогичные тексты в один клик: письма, коммерческие предложения, договоры, соглашения и т.д.

  • Можно ли скачать договор из CRM на компьютер или распечатать?

    Да. Чтобы скачать, распечатать или переслать клиенту договор, вам потребуются считанные секунды. CRM систематизирует хранение файлов и доступ к ним всех сотрудников компании. Электронный документооборот позволяет экономить время для более важных дел.

  • Какой объем данных я могу хранить в СРМ?

    Это зависит от условий вашего тарифа. На бесплатном тарифе – 200 МБ на всю компанию. На стандартном – 500 МБ на пользователя. На расширенном тарифе – без ограничений по объему. Вы в любой момент можете сменить тариф, расширив возможности CRM.

Ведение чёткого документооборота в организации любого профиля является одним из главных аспектов успешного ведения бизнеса. Зачастую, неверный символ, указанный в документе или одна пропущенная цифра в договоре могут поставить под угрозу выполнение целого проекта и испортить отношения с компаниями-партнёрами. Кроме того, встречаются случаи, когда определить ответственного сотрудника, отвечающего за ведение, заполнение и регистрацию договора или за любой другой не менее важный документ, практически невозможно, так как нельзя отследить историю общения сотрудников с клиентами и руководствоваться только устными отчётами, достоверность которых всегда остаётся под вопросом. Между тем, сотрудников, в компетенции которых находится тот или иной документ, может быть несколько и в таком случае понять, чья ошибка привела к негативным последствиям или кто из исполнителей несвоевременно выполнил свои обязанности и по какой причине, остаётся загадкой. Безусловно, доверительные отношения между руководителем и персоналом организации очень важны, но когда на карту поставлена прибыль компании и взаимоотношения с клиентами, руководствоваться только эмоциями и личными симпатиями зачастую более чем легкомысленно. При этом даже в небольших компаниях, коллектив которых составляет менее 20 человек, ситуации, при которых нельзя определить первоисточник проблемы, встречаются нередко, а если говорить о крупных холдингах или строительных компаниях, деятельность которых сопряжена с работой множества сторонних организаций, чёткий документооборот и алгоритм общения с клиентами и контрагентами становятся решающими в организации всего бизнес-процесса. Сейчас на рынке существует масса программных решений по документообороту и CRM. Для каждой конкретной организации компании-разработчики предлагают индивидуальный подход и способны создавать программы с учётом всех требований и особенностей той или иной компании. Однако комплексных программных решений, представляющих собой квинтэссенцию программы по документообороту и управлению контактами, на сегодняшний день нет. Если рассматривать документооборот, то он представляет собой в первую очередь регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование и дальнейшее хранение, то есть смысл заключается в выполнении канцелярских функций. Однако с учётом специфики работы той или иной компании, согласование различных документов, договоров, приложений к ним, писем, протоколов и т.д. может приобретать более многоступенчатый характер. Например, если деятельность компании напрямую зависит от действий сторонних организаций: поставщиков, подрядчиков, различных контрагентов, то элементарных функций, обеспечивающих выполнение канцелярских задач, недостаточно. Понятие документооборота в этом случае стоит рассматривать более широко. Без учета договоров и документов с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, затем нужно завизировать их как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов и дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Если говорить, например, об организации документооборота в строительной компании, то следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё ряд мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д. В случае с CRM (customer relationship management) – управление взаимоотношениями с клиентами – ситуация выглядит ещё более сложно, поскольку перечень и количество лиц, с которыми необходимо осуществлять общение по тем или иным вопросам в организации, может меняться довольно часто. В ситуации кризиса, когда одних сотрудников отправляют в бессрочные отпуска, других сокращают или назначают на новые должности, неразбериха в списках клиентов и контрагентов может возникнуть достаточно быстро. Потерять клиента или надёжного поставщика – пожалуй, самый негативный момент для любой компании. При этом стоит помнить, что за взаимоотношения с клиентами отвечают не только менеджеры по продажам или менеджеры по работе с клиентами, но и многие другие сотрудники: секретари, бухгалтеры, специалисты по рекламе, руководители первого эшелона. В арсенале компании «АЛТИУС СОФТ» существуют программы «АЛТИУС – документооборот» и «CRM – Управление контактами». «АЛТИУС – Документооборот» создан в первую очередь для участников строительного рынка и предназначен для комплексной работы с документами. Эта программа является самой простой в освоении программой документооборота, и времени, чтобы научиться ей пользоваться, потребуется совсем немного. Программа решает главную проблему, возникающую при работе с документами у любой (не только строительной компании) – систематизирует их учет, не говоря уже о том, что полностью его автоматизирует. Программа предусматривает весь набор важных функций для документооборота компаний, как по учету экземпляров документов, так и по учету деятельности, связанной с исполнением документов. Карточка каждого документа содержит основные значимые сведения: дату подписания, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование юридического лица по договору, ответственное лицо и т. п. Программа позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины появления подобной задержки, то есть отображает жизненный цикл документа. Важно, что программа способна отображать все изменения в карточке самого документа. Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора.

В программе также существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) – свои настройки. Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора. Если говорить о программе «CRM – Управление контактами», то информация о клиентах вводится в несколько этапов. Быстрый ввод первичной информации на начальном этапе работы с клиентом – это внесение записи в справочник контрагентов. На этом этапе можно ввести всю известную информацию о клиенте: наименование, основное контактное лицо, номер телефона и факса, адрес электронной почты. Ряд признаков выбирается из справочников: вид деятельности, регион, группа и категория контрагента, а также наименование рекламы, по которой обратились. Эти признаки могут использоваться для поиска и выбора контрагентов из справочника. Для ввода более подробной информации о контрагенте (контактные лица, их персональные данные, важные даты) используется «Карточка контрагента», которую можно заполнить или изменить в любой момент. При этом история отношений с контрагентами ведется в программе АЛТИУС - CRM «Управление контактами» автоматически. При запуске программы открывается основное окно работы сотрудника - документ «Контакты». По логину пользователя определяется список запланированных контактов на текущую дату, который показывается в окне «Контакты». Все контакты разбиты по их видам: звонки, встречи, e-mail, факс и т.д. В разделе «Звонки» отображаются все организации, телефонные разговоры с которыми запланированы менеджером или другими сотрудниками. Для удобства пользователя в отдельных полях показаны сведения о плановом разговоре: номер телефона, контактное лицо, тема контакта и развернутое словесное описание предстоящего разговора. У сотрудника, ответственного за проведение телефонных переговоров с клиентом, всегда есть возможность внести специальные отметки о том, на какой стадии, например, находится рассмотрение коммерческого предложения, как скоро клиент готов назначить официальную встречу, ожидается ли оплата по счёту – одним словом, вести так называемую летопись переговоров. Если общение с клиентом приостановлено на длительный срок, но в дальнейшем предполагается продолжение переговоров, то в течение нескольких минут сотрудник может освежить в своей памяти, прибегнув к ранее внесённой в программу информации, на какой стадии находится принятие решение и какие у клиента основные приоритеты и требования. Соответственно, если клиент перезванивает самостоятельно, так как решение уже принято или возникли дополнительные вопросы по некоторым пунктам сотрудничества, то ответственному сотруднику или заменяющему его на время отпуска, командировки другому менеджеру не придётся судорожно собирать разрозненную информацию по всей компании. После общения с клиентом менеджер может внести в программу результат контакта, т.е. наглядно продемонстрировать руководству компании, каких успехов он добился, какие сложности возникли и каких результатов не удалось достичь. Между тем, руководитель организации и уполномоченные сотрудники могут запланировать мероприятия или звонки для сотрудника, в чьей компетенции находится решение определённых задач. Кроме этого, в программе существует система напоминаний, которая поможет сотруднику заниматься актуальной работой и выполнять задачи, запланированные им или руководителем подразделения ранее. Все эти, казалось бы, небольшие составляющие профессионального общения можно записать и в блокнот, не прибегая к использованию программы. Действительно, сотрудники многих компаний выстраивают алгоритм общения с клиентами и контрагентами именно по такому принципу. При этом в большинстве случаев над занесением записей в отдельный блокнот или ежедневник превалируют всеми любимые разноцветные стикеры. Иной раз рабочий стол, монитор компьютера сотрудников некоторых компаний напоминают аппликации из разноцветных клочков бумаги. Безусловно, сотрудник самостоятельно решает, как ему удобнее запомнить какие-либо важные моменты, но необходимо иметь в виду, что любой бумажный носитель может быть утерян или попросту принят за офисный мусор. Порядок в делах, а уж тем более в общении с клиентами всегда оказывает положительное влияние на работу любой компании. Иногда несвоевременный телефонный звонок или не вовремя отправленное письмо могут навсегда испортить отношения с клиентом и лишить компанию части прибыли. Несмотря на успешное внедрение программных решений «АЛТИУС – Документооборот» и «CRM – Управление контактами», компания «АЛТИУС СОФТ» решила объединить данные программы. Новое программное решение «CRM и документооборот» позволит облегчить работу всех подразделений компании, так как информация о клиентах и документах будет содержаться в одной программе и не потребует дополнительного перемещения. Принцип работы данной программы основан на том, что по каждому контрагенту будет отображаться: 1) история взаимоотношений, планы и результаты работ (из CRM); 2) набор документов, относящийся к нему, и наглядно демонстрировать какие документы подписаны или находятся на согласовании, предоставлены ли все бухгалтерские документы, какие дополнительные соглашения были заключены и т.п. Соответственно, в любой документ можно внести оперативные правки и при необходимости откорректировать список ответственных исполнителей по нему и в этой же программе запланировать необходимые мероприятия, получать напоминания, распределять обязанности между сотрудниками. Программа «CRM и документооборот» будет полезна для секретарей, юристов, сотрудников канцелярии, управленцев, менеджеров. Она позволит систематизировать и оптимизировать работу с клиентами и документами. «В условиях кризиса экономия времени и оперативность в действиях особенно важны. Данная программа способна обеспечить выполнение этих требований и облегчить работу всех сотрудников компании», - сообщает генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Травкин А. Л.